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Ein digitaler Akten­schrank für alle Be­hör­den

03.11.2021 - Ein gewaltiges staatliches Digitali­sierungsprojekt implementiert ein zentrales Tool für die Verwaltung von Akten in über 200 Be­hör­den.

Ein digitaler Akten­schrank für alle Be­hör­den

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Die Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK) vereint Museen, Bibliotheken, Archive und wissenschaftliche Institute unter einem Dach. Sie beschäftigt derzeit rund 2000 Mitarbeiter und ist damit der größte Arbeitgeber im Kulturbereich in Deutschland. Man kann sich leicht vorstellen, dass die Organisationsstruktur (fünf relativ autonome Einrichtungen an verschiedenen Standorten) und das große Maß an Datenarchivierung hohe Anforderungen an ein Aktenmanagementsystem stellen. Die im ersten Halbjahr 2021 implementierte Softwarelösung "E-Akte Bund" wird diesen gerecht.

E-Akte Bund als digitaler Akten­schrank

Digitaler Akten­schrank

Die SPK gehört damit seit diesem Jahr zu einer Gruppe von über 200 anderen staatlichen Institutionen und Be­hör­den, welche von einer digitalen Verwaltung aller relevanten Dokumente durch die "E-Akte Bund" profitiert. Durch die progressive Implementierung realisiert der Bund das E-Government-Gesetz, mit welchem er sich zu einer Förderung der elektronischen Verwaltung verpflichtet.

Elektronische Aktenführung gestaltet die Zusammenarbeit, sowohl intern, als auch übergreifend, effizienter. Durch den im Kern liegenden, digitalen Akten­schrank werden zum einen Prozesse zur Informationssuche und zum Informationsaustausch beschleunigt, zum anderen wird die Datenübermittlung dank integrierter Sicherheits­protokolle stärker geschützt, als bei einer Übertragung via Mail.

E-Akte Bund garantiert ein hohes Sicherheitsniveau

Viele Anforderungen an eine Lösung

Grundlage für das System "E-Akte Bund" ist die Softwarelösung eGov-Suite der Fabasoft AG. Diese hat sich bereits in zahlreichen europäischen Ländern bewährt und ist das führende Produkt für elektronische Verwaltungsarbeit im deutschsprachigen Raum. Es bietet den Vorteil, dass es sich flexibel und individuell in bereits existierende Systeme integrieren lässt.

Zudem erfüllt die Software die Anforderung der BITV 2.0 (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung) Konformität, welche eine umfassende Barrierefreiheit in der Gestaltung moderner Informations- und Kommunikationstechnik fordert. Diese Zugänglichkeit trägt außerdem zur Einhaltung des Informationsfreiheitsgesetzes (IFG) bei.

Plan ist es, die "E-Akte Bund" zum zentralen Werkzeug der Aktenverwaltung aller Be­hör­den zu implementieren. Um dieses Ziel zu erreichen, arbeitet das Informationstechnikzentrum Bund eng mit Fabasoft an der Weiterentwicklung der "E-Akte Bund" zusammen. Viermal im Jahr erscheint eine neue Version, die das sich erweiternde Anforderungsspektrum deutscher Be­hör­den realisiert.

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Autor Alexander PischelAutor Alexander Pischel ist Innovations-Analyst bei den Alpha Star Fonds. Alpha Star verfolgt mit seinen Aktienfonds das Ziel, in innovative Qualitätsunternehmen aus dem Mittelstand zu investieren. Folgen Sie uns auf Linkedin: Alpha Star / Alexander Pischel.

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